La mauvaise gestion dans les conseils des districts ne peut être combattue que par le renfor­cement du système de contrôle. C’est ce qui ressort du rapport du Management Audit Bureau (MAB) sur la situation financière prévalant au conseil des districts de Pamplemousses/ Rivière-du-Rempart. Parmi ces recommanda­tions, certaines s’appliquent à l’ensemble des collectivités locales car le ministère des Administrations régionales l’a informé que la mauvaise gestion est légion dans d’autres collectivités locales.

Selon les observations du MAB, le renforcement du système de contrôle passe par la restructuration du départe­ment de l’audit interne, surtout dans le but d’investir ce département de rôles accrus de contrôle : « The Internal Audit Unit should be restructured and empo­we­red to carry out systematic audit review of all transactions and system checks to ensure integrity of financial information produced.» Dans ce contexte, le MAB a proposé un nouveau cahier des charges pour les auditeurs internes.

Le département de l’audit interne est considéré comme la pierre angulaire de tout système de contrôle. «The Internal Audit function is a major component in an organization internal control system.» Ses principaux rôles consistent à s’assurer d’une utilisation judicieuse des ressources, du respect des règlements et de la sauvegarde des biens. «Its role among others is to ensure that resources are used efficiently and effectively, regulations are being complied with and assets are being safeguarded.»

Dans le cadre de cette restructuration, le MAB propose qu’un comptable qualifié soit désigné comme auditeur interne. Celui-ci sera mandaté à préparer des programmes d’audit trimestriels, comprenant les conclusions de ses enquêtes. Ce rapport sera soumis au Chief Executive de son conseil des districts et à une nouvelle instance du ministère des Administrations régionales. Il s’agit d’un Audit Monitoring Committee (AMC) qui sera placé sous la présidence de son chef du Cabinet. L’AMC aura pour membre le Senior Financial Management Analyst, le Chief Finance Officer et un représentant du ministère des Finances. Le MAB préconise que ce comité de haute instance passe à la loupe les rapports des auditeurs internes de chaque collectivité locale et celui du Directeur de l’Audit.

Mesure urgente
Pour plus d’efficacité, le MAB soutient que le Pay Reserach Bureau doit revoir la «job description» des auditeurs internes. D’ailleurs, il conseille que les tâches préliminaires dans l’exercice de contrôle soient confiées au personnel du département des finances. «All pre-operational checks should be removed from the schedule of duties of an Internal Auditor and reassigned to finance staff». Par ailleurs, le MAB suggère que l’auditeur interne jouisse d’une certaine indépendance. «Internal Auditor, though reporting to the Chief Executive, should have a free hand in deciding his/her work program and the contents of his/her report». Qui plus est, il insiste que chaque auditeur interne ait accès à tous les documents nécessaires pour la bonne marche de son travail de contrôle. «He/she should ge given all the necessary resources to perform his/her duties and should have free access to all books, records, documents, etc».

Dans le cas du conseil du Nord, en attendant la restructuration du département de l’audit interne, le MAB recommande une mesure urgente. Soit la mise sur pied d’un « Audit Committee » qui aura pour mission de passer au crible «the effectiveness of the internal control systems and the internal audit functions». Il sera composé de membres indépendants nommés par le ministère des Administrations régionales.

Le MAB précise qu’un Audit Committee est un outil servant à mettre en œuvre des mesures de contrôle afin de réaliser des économies substantielles et mieux huiler le mécanisme de contrôle. Qui plus est, ce comité jouera aussi un rôle-clé par rapport à «the integrity of the council’s financial information, systems of internal controls and the legal and ethical conduct of management and employees». Ainsi, ce comité épaulera le Chief Executive du conseil du Nord dans le renforcement du mécanisme de contrôle.

Afin de promouvoir la bonne gouvernance, le MAB estime nécessaire de doter chaque municipalité et conseil des districts d’un Audit Committee de ce genre.

Nouvelle formule de subvention étatique
Le MAB recommande que la formule de subvention de l’Etat aux collectivités locales soit revue. Il privilégie la formule pré-2002, tout en mettant l’accent sur l’évaluation de la performance. Jusqu’en 2001, explique-t-il, le montant de la subvention était déterminé par des critères liés à la démographie, l’étendue des régions et la longueur des routes de la collectivité. «This basis had the advantage of being objective and transparent», précise le rapport. Cependant, depuis 2002, cette formule a été abandonnée au profit d’un simple exercice d’augmentation annuelle. Par ailleurs, le MAB préconise que toute allocation en ressources financières doit opérer le shift de «input based» à «performance based».

De l’avis du MAB, il y a urgence à redéfinir les rôles du conseil des districts et du Chief Executive comme responsable de l’administration, surtout en fonction des principes de bonne gouvernance. Dans ce contexte, il recommande également que le personnel, à partir du «middle management», ne reste pas en poste dans une collectivité locale plus de cinq ans. De plus, le MAB propose la révision du fonctionnement de tous les départements pour les rendre plus efficaces. Car il y a nécessité à rehausser les critères de performance actuellement «unacceptably low».

Comité des travaux : plus de carte blanche aux conseillers
Le comité des travaux ne doit plus être l’apanage des conseillers. Dans son rapport, le MAB préconise un rôle accru pour les techniciens du conseil des districts dans la prise de décision sur les projets à mettre en chantier : «The decision-making process at the Works Committee level in the selection of projects should be based on a mix of political and technical considerations. An extended participation of the Senior Technicians at the District Council in the appraisal of the projects (‘small or big’) should be sought to ensure...»

Le MAB déplore l’absence de normes dans la préparation des projets. Cependant, il accueille favorablement la préparation d’un Capital Project Process Manual par le ministère des Finances en collaboration avec le ministère des Infrastructures publiques. Ce manuel contiendra les critères à respecter dans la préparation des projets d’infrastruc­tures. Le but principal d’établir une certaine cohérence entre les projets des collectivités locales et leurs priorités et la politique du gouvernement central.

S’appesantissant sur le conseil des districts du Nord, le MAB propose que les projets soumis au Works Committee fassent l’objet d’un tri afin de classer les priorités. Cette liste tiendra compte de deux paramètres – la politique du gouvernement au niveau régional et/ou national et l’utilité en termes de coût et de services sociaux. Cettte recomman­dation fait suite à un constat du MAB: les projets des conseillers influents sont adoptés en priorité. «Normally it has been stated that influential councilors would have the projects for their regions selected in the first instance.»

Le MAB déplore aussi l’insuffi­sance de suivi des projets en cours. «With respect to the implementation of these projects, there seems to be insufficient monitoring of progress on the works being carried out.» Et le MAB de critiquer l’absence de rapport sur les diverses inspections: «It has been observed that only some inspections are being carried out by the Works Inspector; however no comprehensive report is made available.»