World Hindi Secretariat : le rapport d’audit interne révèle une série de manquements

De nombreux manquements ont été descellés  dans le fonctionnement du World Hindi Secretariat (WHS). Le rapport d’audit interne, effectué par le ministère de l’Éducation, fait plusieurs recommandations pour assainir la situation.

Tout ne tourne pas toujours rond au  World Hindi Secretariat (WHS). Un audit interne, effectué par l’Internal Control Unit du ministère de l’Éducation, révèle une série de manquements auxquels l’organisme est appelé à remédier au plus vite.

Le registre de présence des employés n’est pas tenu comme il se doit. Les auditeurs ont ainsi pris note du fait que des heures de présence inscrites par des employés ont été modifiées. Puis, aucun « movement book » n’est tenu. Impossible ainsi de vérifier où l’employé a passé sa journée ou une partie de sa journée.

Alors que les retards doivent aussi faire l’objet d’un suivi, le système en place ne permet pas une fiabilité à ce niveau. « Il a été observé que deux employés sont constamment en retard et aucun formulaire pour signaler ces retards n’est soumis », peut-on lire dans le rapport de 24 pages. Autre constat: des congés ont été pris mais n’ont pas été comptabilisés. Idem pour les congés de maladie. Quant aux « passage benefits », là encore le registre n’était pas bien tenu.

Pour ce qui est des heures supplémentaires, l’audit interne révèle que des employés travaillent de manière quasi-constante après les heures normales, alors que cela devrait être l’exception et non pas la pratique.

Plus grave

Plus grave, aucun système n’est en place pour vérifier le travail effectué par ces employés qui font des heures supplémentaires. Pour l’année financière 2017/2018, la WHS a déboursé Rs 1 062 082, dont 60% ont servi à payer à l’Administrative Officer et à l’Accounts Officer. Toutefois, le WHS est supposé employer 29 personnes, mais n’en emploie que dix. Ceci ouvre donc la voie à des paiements excessifs en heures supplémentaires.

Au niveau du remboursement des frais de transport, deux employés qui n’en sont pas éligibles en ont bénéficié. De janvier à septembre 2018, ils ont touché Rs 57 195.

L’entretien des véhicules de l’organisme ne fait l’objet d’aucun suivi. Là encore aucun registre n’a été trouvé lors de l’enquête.

L’absence d’un « Bid Register » est également décriée. L’Account Officer est seul à bord lorsqu’il s’agit d’effectuer des transactions et n’a besoin que de l’approbation du secrétaire général. Le feu vert du Deputy Secretary General n’est pas requis, note l’audit interne.
Le « Standard Bidding Document for Informal Quotation » n’est pas utilisé pour obtenir des offres des soumissionnaires. « Ceci va à l’encontre de la Public Procurement Act de 2006. » En août dernier, des équipements de bureau ont été achetés pour la somme de Rs 3 798 918. Parmi, trois matelas « king size ».

Pour l’année financière 2016/ 2017, le budget était de Rs 14,2 millions. La principale source de revenus est constituée de dons des gouvernements indien et mauricien.